La importancia de no reinventar la rueda
El principal objetivo de una empresa suele ser en primer lugar «no tener pérdidas» y justo después «crecer». Quizá haya diferencias en según qué empresas, pero en muchas de las que conozco esas dos premisas son las básicas para dirigir las decisiones anuales de la compañía. Por supuesto, en el aspecto «crecer» se puede hacer de muchas formas, y esto ya depende de las acciones que hagan las empresas: aumentar beneficios, disminuir costes, aumentar la cartera de productos, buscar más clientes, ofrecer productos más completos, mejor calidad, etc. pero seguro que entre las acciones que se suelen tomar para crecer no se encuentran algunas importantes como: ofrecer mejores condiciones a los trabajadores para que estén contentos y se queden, y seguro que tampoco se encuentra lo que la crisis del coronavirus puso de manifiesto y que, meses después parece que ha perdido fuerza: la digitalización de la empresa para modernizarla.
Muchas personas vieron el teletrabajo como una imposición a raíz de un confinamiento por causas extremadamente raras, pero muchos otros (entre los que me encuentro) fue la oportunidad ideal de que las empresas se dieran cuenta del verdadero potencial que la digitalización de la empresa + el teletrabajo (deslocalización de la fuerza laboral) + adaptación a través de nuevas herramientas que provean de una flexibilidad necesaria para adaptarse y ahorrar tiempo, esfuerzo y poder enfocarse en otras tareas.
Un simple hecho como utilizar un ERP colaborativo en la nube permitiría a todos los trabajadores, disponer de todos los datos de la empresa desde cualquier lugar con acceso a Internet y con la seguridad necesaria para que sus datos estén a salvo ante ataques, virus, ransomware, etc.
Un simple hecho como proveer de una centralita virtual en la nube podría hacer que todos los teléfonos y extensiones de la empresa estén conectados continuamente con marcación rápida, de forma que la comunicación vocal entre los trabajadores fuese tan fluida como si estuvieran trabajando en la misma oficina. Herramientas de video-audio conferencias colaborativas permitirían reuniones rápidas así como sistemas de chat empresarial en la nube contribuirían a una comunicación «asíncrona» 100 veces más eficaz, rápida y directa que mediante correo electrónico.
Un simple hecho como utilizar herramientas ofimáticas colaborativas tipo «cliente de correo electrónico», «procesadores de texto», «hojas de cálculo» y «presentaciones» podría facilitar la creación y compartir de datos y documentos entre compañeros y departamentos, así como un control de versiones mucho mejor que vía email. (aunque seguramente estáis pensando en las herramientas de Microsoft, hoy día todas las grandes empresas ofrecen sus propios desarrollos: Apple, Google, Amazon, … y por supuesto, también hay opciones libres bastante buenas y eficientes como Owncloud. Luego ya, que cada cual que escoja en función de sus posibilidades y sus necesidades.
Aún así, hay algo que no hay que descuidar, y es evitar reinventar la rueda, esto es… evitar aprovechar la fuerza técnica de nuestra empresa para desarrollar algo que ya existe. Esto puede ser algo que, en principio un departamento de desarrollo nunca rechazará, ya que no hay nada más satisfactorio para un departamento técnico y más concretamente para un departamento de desarrollo, que comenzar un nuevo proyecto, así que, si además es un proyecto que se va a utilizar internamente mucho mejor (las críticas «constructivas» entre compañeros siempre es mucho mejor recibida que las críticas de clientes cabreados) pero no hay que olvidar que existen herramientas de todo tipo que nos pueden facilitar la vida y aunque nuestro sistema de procesos sea muy específico y especial, seguro que se puede aprovechar algo para evitar tener que construir algo desde cero.
Crecer significa avanzar y para avanzar hay que centrarse en lo importante. Crear tus propias herramientas nos puede dar mucho juego al poder hacer cosas muy personalizadas para nuestra empresa, pero nos quita tiempo de lo verdaderamente importante que es crear y ser productivos en nuestro trabajo. Hoy día son muchas las empresas que aprovechan cualquier excusa para crearse sus propias herramientas (hay quien se crea su propio sistema de control horario, su propio software de facturación, su propia tienda virtual con su propia pasarela bancaria, su propio wiki interno o incluso su propio sistema de chat interno empresarial). Mantener un servidor de correo electrónico es algo básico para cualquier departamento de sistemas pero ¿realmente merece la pena que el departamento de sistemas gaste 3 de las 8 horas diarias revisando las listas negras para evitar que los antispam rechacen los correos de la empresa? ¿merece la pena mantener decenas de servidores actualizados solo para poder ofrecer hosting de páginas webs en wordpress? ¿es realmente práctico tener a una persona dedicada a mantener la centralita VoIP simplemente porque de vez en cuando se hagan cambios en las colas?
Como suelen decir los que saben de esto: para poder crecer, hay que salir de la zona de confort. Arriesgarse a depender un poco de otras empresas (un riesgo controlado, nada de invertir en cryptomonedas), utilizar software externo que provea a la empresa, no únicamente de lo que necesita, si no de muchas otras cosas que ni siquiera sabemos que necesita y no tener miedo de contratar a otras empresas para que ayuden a impulsar el crecimiento.
El principal objetivo de este artículo, son las empresas normales que no se dedican a la tecnología, las empresas que se dedican a manejar papeles, contabilidades, facturas, empresas de retail, de logística, empresas que tienen su contabilidad en papeles o en el programa tal «del ordenador de aquella pared», o simplemente empresas de servicios.
Para crecer, hay que invertir, y hay que invertir con cabeza. Hay que apostar por cambiar la mentalidad y mejorar las herramientas y pedir responsabilidades si las mejoras no se notan. Como me dijo una vez una persona: «No se puede crear una multinacional logística comprando un burro barato». De la misma manera, no esperes crecer si no se invierte en crecer. Haciendo las mismas cosas como siempre, solo se tendrán los mismos resultados de siempre.
Siempre me ha gustado otra comparación (esta de mi amigo Carlos Ros):
Las empresas suelen ser delfines o ballenas. Los delfines se mueven rápido, avanzan incluso dando saltos, cambian de dirección, hacen piruetas y además siempre están contentos. A medida que la empresa crece, esos movimientos requieren de cambios que lo va convirtiendo en una empresa llena de burocracia, herramientas y problemas por todos lados que casi le impiden moverse, como una ballena. Las empresas grandes generalmente son ballenas que necesitan de mucha energía para moverse, ingentes de kilos de esfuerzo para hacer un viaje y necesitan mucho tiempo y espacio para cambiar de dirección y no esperes grandes cambios de ellas, están centradas en hacer su itinerario tradicional y nada le hará cambiar de rumbo.
Con la crisis del coronavirus, el contexto empresarial ha cambiado, las empresas necesitan ser más ágiles, más eficaces, más flexibles y más productivas (más delfines) y para ello hay que dotarlas de mejores herramientas, mejores sistemas, más rápidos, más potentes, más actualizados, que puedan ofrecer, no 100 ni 500, tampoco 1000, si no 10.000. Hacen falta herramientas que ahorren tiempo, que mejoren la interconexión de la información para que todos los trabajadores puedan disponer de la máxima información necesaria para hacer su trabajo mejor y en las mejores condiciones, y por supuesto, un gran cambio de mentalidad. La competencia cada vez va a ser más dura, más joven, con más fuerza, más «delfín», y nuestra empresa no puede convertirse en una ballena, por lo que no queda otra que adaptarse.
Hace poco veía un vídeo donde un joven en San Francisco pedía un coche para ir a su casa y llegó un coche… autónomo.
Sin conductor, sin tener que llamar por teléfono a una centralita, sin tener que esperar a que le atendieran…
Lo primero que uno piensa es en el colectivo del Taxi… pero de igual forma los contables de la empresa vieron como los ordenadores les remplazaban hace 30 años, y pasaban de ser 15 en una empresa a ser uno sólo con un programa de contabilidad, las cajeras de los supermercados ven cómo la gente pasa por las «caja autopago» o incluso sin pasar por caja…
El futuro seguro que da miedo aunque es apasionante y llegará tarde o temprano, sólo hay que estar preparados para cuando llegue. Sin un cambio por nuestra parte, sólo nos espera que nos alcance y nos releve. Pero si nos preparamos para cambiar y aprovechamos las herramientas que tenemos a nuestro alcance, puede que sobrevivamos.
